Najważniejsza zasada jest prosta: odbiorca musi być jednoznacznie wskazany, a jego dane muszą być największe i najbardziej czytelne na całej etykiecie. Nadawcę umieszcza się mniejszą czcionką, zwykle w lewym górnym rogu lub na odwrocie. Jeśli oba bloki mają podobny rozmiar i tę samą grubość pisma, sortujący ma prawo pomylić role. Nie wystarczy dopisać „nadawca” i „odbiorca” drobnym drukiem — hierarchia powinna być widoczna na pierwszy rzut oka.

Zacznij od danych nadawcy: pełna nazwa firmy, dokładny adres z numerem budynku i kodem pocztowym oraz numer telefonu do osoby odpowiedzialnej za wysyłkę. Sam numer telefonu bez adresu to za mało — kurier i magazyn potrzebują kompletnego punktu zwrotu. Zwróć uwagę na wyrównanie tekstu: etykieta drukowana z rozjechanym układem pól (adres wchodzący na ramkę) bywa odrzucana przez skanery. Sprawdź przed naklejeniem, czy nadruk jest ostry i czy żaden element nie został obcięty przez margines.

Najczęstszy błąd to odłożenie awiza „na później”. Termin odbioru jest ograniczony i zwykle wynosi kilka dni roboczych od daty pozostawienia zawiadomienia. Po jego upływie przesyłka wraca do nadawcy. W przypadku pism urzędowych może to oznaczać, że korespondencję uznaje się za doręczoną mimo twojej nieobecności — dlatego warto działać szybko, nawet jeśli nie spodziewasz się żadnej ważnej przesyłki.

Typowy błąd to umieszczanie na wierzchu informacji, które są potrzebne dopiero przy reklamacji, np. numeru partii w miejsce danych odbiorcy. Kolejny: naklejanie nowej etykiety na starą bez jej usunięcia. Resztki poprzedniego adresu wprowadzają w błąd i mogą skierować paczkę pod zły adres. Zawsze zdejmij lub zamaluj poprzednią etykietę, zanim przykleisz nową.

Najczęstszy błąd polega na liczeniu opóźnienia od momentu nadania paczki. Przekazanie przesyłce przewoźnikowi nie jest wydaniem rzeczy kupującemu. Jeśli sprzedawca wysłał towar w terminie, ale kurier dostarczył go później, termin nadal może być dochowany — zależy to od tego, kto odpowiada za transport. Przy zakupie od przedsiębiorcy ryzyko i odpowiedzialność za dostawę do konsumenta zwykle obciążają sprzedawcę, więc spóźnienie przewoźnika jest jego problemem, nie kupującego.

Śledzenie przesyłki w kilku serwisach naraz wygląda jak prosty sposób na pewność, że żadna zmiana statusu nie umknie. W praktyce szybko okazuje się, że te same dane pokazują różne rzeczy: jeden serwis pisze „w drodze”, drugi „przyjęto do sortowni”, a trzeci od dwóch dni nie aktualizował niczego. To nie jest błąd samego narzędzia. Każdy serwis pobiera dane z innego miejsca i w innym momencie, a potem obrabia je po swojemu.

Dane odbiorcy i zawartość — to musi być czytelne bez zbliżania Dane odbiorcy umieść w centralnej części etykiety, większą czcionką niż dane nadawcy. Jeśli opakowanie zbiorcze zawiera kilka mniejszych kartonów przeznaczonych dla różnych miejsc, na wierzchu musi pojawić się informacja o podziale zawartości — na przykład liczba sztuk w opakowaniu i oznaczenie, że nie wolno go rozdzielać. Bez tego magazyn rozbije paletę i pomiesza partie. Wpisz też krótki opis zawartości: rodzaj towaru i liczbę jednostek, a przy towarach delikatnych lub wymagających szczególnych warunków — prosty symbol graficzny zamiast długiego tekstu.

Na koniec sprawdź etykietę pod kątem trwałości. Wydruk na zwykłym papierze odkleja się od kartonu przy zmianach wilgotności, a tusz rozmywa się w deszczu. Wybierz materiał odporny na wilgoć i mocny klej, a etykietę umieść płasko, bez fałd i pęcherzy — inaczej skaner w sortowni jej nie odczyta. Jeżeli opakowanie jest owinięte folią, przyklej etykietę na folii dopiero po jej naciągnięciu, nie pod nią, i dociśnij całą powierzchnią. Prosty test przed wysyłką: odczytaj etykietę z odległości kilku kroków. Jeśli nie da się tego zrobić bez wysiłku, popraw ją, zanim opakowanie opuści magazyn.

Skąd biorą się różne opisy tego samego zdarzenia Drugi powód to tłumaczenie statusów. Przewoźnik nadaje zdarzeniu własny kod, a serwis mapuje go na swój język opisowy. Jeden uzna „przesyłka w centrum logistycznym” za etap „w transporcie”, inny pokaże to jako „przyjęto”. Do tego dochodzą statusy pośrednie, które niektórzy pokazują, a inni pomijają jako nieistotne. Przy numerach międzynarodowych pojawia się jeszcze kwestia stref czasowych — zdarzenie zarejestrowane wieczorem czasu lokalnego może wyglądać na poranne w innym serwisie. Przed wyciąganiem wniosków porównuj opisy, a nie same etykiety etapów.

Drugi typowy błąd to układanie kilku książek płasko jedna na drugiej bez przekładek. Krawędź dolnej rysuje okładkę górnej, a przy transporcie cały stos pracuje jak dźwignia. Lepiej ustawiać tomy pionowo, grzbietami do siebie, z przekładką z tektury między nimi, albo — przy jednym wolumenie — ułożyć go płasko na dnie, ale z podkładką amortyzującą pod spodem i na wierzchu. Grzbiet nigdy nie powinien dotykać ścianki kartonu: to najsztywniejsza część książki i cała siła uderzenia skupia się właśnie tam.